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Elabora un Oficio de Petición

Al realizar comunicaciones escritas dirigidas a diferentes organismos sean estos  de carácter gubernamental, oficial o bien a una empresa, se deben tomar en cuenta una serie de requisitos importantes. Tal es el caso particular del denominado Oficio de Petición.

Elabora un oficio de petición
Elabora un oficio de petición

Es relevante precisar que el Oficio de Petición es un documento oficial. En este caso se debe desarrollar su contenido atendiendo a ciertas consideraciones muy precisas en cuanto a la longitud del texto y el encabezado. Los aspectos formales de la escritura deben ser impecables  y, por supuesto, no se deben olvidar los datos correctamente escritos tanto del destinatario como del solicitante.

¿Qué es un Oficio de Petición?

El Oficio de Petición es un documento de tipo formal que lleva implícitos una serie de requisitos muy detallados. Este escrito tiene que tener unas condiciones que es ineludible acatar para que la comunicación llegue a cumplir cabalmente su función. Entre ellas se destacan los datos de identificación tanto del solicitante como el del destinatario. Estos datos deben  cumplir con una serie de especificaciones.

Por lo general, este documento de Petición puede llegar incluso a ser de carácter legal. En cuanto a su contenido, este debe ser corto, conciso, y expresar directamente el asunto que se quiere solicitar o comunicar. Este tipo de comunicación se diferencia notablemente de una carta ya que en el Oficio de Petición no hay necesidad de hacer hincapié a los detalles, sino que se debe ir al grano para no caer en ambigüedades.

En qué se diferencia un Oficio de Petición  de una Carta

Diferencia entre oficio de petición y carta
Diferencia entre oficio de petición y carta

Existe un documento que se asemeja mucho al Oficio de Petición. Se trata de la “Carta de Petición.” Muchas personas suelen confundir ambos documentos, pero lo cierto es que el Oficio lleva algunos  elementos que la califican como formal. Entre estos elementos se pueden nombrar por ejemplo la clave de oficio, el asunto y la referencia.

Por su parte, la Carta de Petición es una comunicación escrita que se establece entre personas particulares y empresas privadas. En el caso de que algún organismo o autoridad oficial intervenga en esa comunicación, ya se está hablando de un Oficio de Petición.

Es muy conveniente seguir algunas recomendaciones que pueden ser de mucha utilidad  a la hora de redactar eficazmente un Oficio de Petición y no confundirse con el contenido de una carta:

  • Se debe evitar escribir la frase “A quién corresponde”. Por el contrario, es preciso escribir de manera correcta los nombres y los cargos de las autoridades correspondientes.
  • Mensaje o cuerpo del Oficio debe estar redactado en forma clara y lo más conciso posible.
  • Hay que prestar atención a los aspectos formales de la escritura y a la estructuración de los párrafos para que no se pierda de vista lo que se está solicitando. Se debe poner especial énfasis en cualidades imprescindibles como son la coherencia y  la cohesión del escrito.

Tipos de Oficio de Petición

tipos de oficio de petición

Los Oficios de Petición se pueden clasificar por diferentes criterios. Uno de ellos es según el destinatario, es decir, puede ir dirigido a una empresa o institución  o a una persona particular. La clasificación a saber es la siguiente:

Oficio Interior

El oficio interior o interno, tal como su nombre lo dice es aquel documento que se redacta y envía en la misma Institución, empresa o Compañía. También este tipo de documento interno se puede emitir dentro de la misma sede del organismo pero dirigido a otra dependencia de la misma ubicada fuera de ella.

Oficio Exterior

Los Oficios Petición de tipo exterior son los que corresponden a los documentos emitidos para la ciudadanía en general, organismos o instituciones públicas, privadas o gubernamentales. En este tipo de Oficio Exterior entran las compañías que no tengan filiación con el ente emisor del documento.

Oficio Directo Simple

Este tipo de oficios es el que va dirigido directo a un solo titular, una empresa o institución. Este tipo de oficio simple será válido oficialmente solo si se emite desde un organismo con legitimidad.

En este renglón de los documentos simples entran también los oficios de las instituciones educativas, las entidades bancarias,  entre otras.

Oficios Múltiples

Los Oficios Múltiples están dirigidos a más de una persona, es decir, tienen una tendencia universal. Aunque poseen algunas características parecidas a los Oficios Simples.

Estos documentos Múltiples pueden emitirse a través de entes gubernamentales. Cuando son las empresas las que van a generar el documento tiene que ir dirigido a una persona perteneciente a ella.

Cómo Hacer un Oficio de Petición

cómo hacer un oficio de petición

Antes de proceder a redactar un oficio de petición es indispensable tener claro que este es un documento oficial con las características que conlleva esta característica. Hay que considerar que el Oficio de Petición va dirigido a autoridades o instituciones para la solicitud de algún bien o servicio. En este sentido, cabe preguntarse ¿Cómo se hace un Oficio de Petición? A continuación se explicarán los pasos a seguir:

Cómo Iniciar un Oficio

Para iniciar la redacción de un Oficio de Petición debes saber algunas cosas previamente. Este tipo de documento está constituido por una estructura muy particular. Está formado por una serie de elementos que poseen características que tendrás que aprender a considerar. Hay que recordar que este es un documento de tipo oficial y requiere que se ciña a diferentes normas y requisitos particulares.

Cómo Redactar un Oficio de Petición         

Como ya se dijo en el apartado anterior, la redacción del Oficio de Petición se debe iniciar con la fecha y lugar de emisión en la parte superior del documento. A la hora de redactar un Oficio de Solicitud es importante saber que esta puede llevar de una hasta dos páginas. Esto va a depender del asunto que se va a solicitar.

En cuanto al formato del papel a utilizar en la redacción del Oficio, se recomienda sea tamaño carta  de 21,59 cm a 27,94 cm. También se acepta el tamaño A4 y el Oficio.

Las partes esenciales para redactar en forma correcta un Documento Formal de Petición son los siguientes:

Clave de Oficio:       

En la parte superior izquierda tiene que ir incorporada la clave del oficio (número completo).

Datos a quién va dirigido:

Una vez colocada la clave de oficio, se procede a completar los datos que corresponde a quién va dirigido el documento así como el nombre del cargo que desempeña en la Institución y a quién se enviará la respuesta.

Asunto o Contenido

En este punto se explicará de forma concisa y clara la solicitud realizada en el Oficio. Existe una consideración especial debe tener presente que si se han venido haciendo una serie de documentos de petición sobre un mismo objeto de solicitud. Esta se refiere al hecho de citar las referencias a todas las solicitudes anteriores que se emitieron con la misma solicitud. Esto se hace para que quien lo vaya a leer sepa toda la información pertinente.

Cierre o despedida

Luego de haber redactado el contenido siguiendo las pautas señaladas, se procede a colocar la despedida. Esta deberá ser breve y cordial, concluyéndola con un mensaje de espera de una oportuna respuesta.

Qué Información debe Contener un Oficio de Petición

Que información debe contener el oficio de petición
Que información debe contener el oficio de petición

Como se sabe, a través de toda la información señalada anteriormente se puede precisar que el contenido de un Oficio de Petición se centra en tres pasos fundamentales. Estos pasos se inician con el  encabezamiento con los datos pertinentes, el cuerpo o desarrollo de la solicitud y por último la despedida. En este aspecto, se debe incluir la firma o rúbrica.

De igual forma, a pesar de haberlo ya explicado en párrafos anteriores, se muestran a continuación, a manera de resumen, todos los aspectos o informaciones que debe incluir un oficio de petición. Al cumplir con estos lineamientos se estará contribuyendo a la validez del documento:

  • Lugar y fecha en la que se solicita la información.
  • Nombre y firma del solicitante.
  • Identificación de la empresa en el membrete del oficio.

Ejemplos para Descargar Oficios de Petición

Ejemplos para descargar
Ejemplos para descargar

Ejemplo de Oficio de Petición

Muchas personas tienden a confundir los Oficios de Petición con otros documentos y en especial, con el contenido de una carta. Como ya se ha explicado anteriormente, el Oficio es un documento oficial con la función de solicitar o comunicar a las autoridades competentes algo en particular. Dispone de una serie de elementos que le otorgan validez.

A continuación se indica el siguiente enlace para tener una noción más clara de cómo es un Oficio de petición a través de un ejemplo:

www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/412977/Solicitud_imagenes_satelitales_DGDUSV.pdf

Ejemplo de Oficio de Petición Simple

Es muy importante observar un ejemplo de este tipo de documento de Oficio Simple. De esta manera se podrá precisar bien su ejecución y no confundirse con otros modelos. Este ejemplo a continuación podrá disipar cualquier duda al respecto: https://www.ejemplode.com/11-escritos/2758-ejemplo_de_oficio_simple.html

Ejemplo de Oficio de Respuesta de Correspondencia Interior

Cuando se realiza una solicitud a través de un Oficio de Petición de cualquier tipo, se espera una respuesta. Este ejemplo muestra un modelo de una respuesta de la autoridad competente ante la solicitud:

https://www.ejemplosde.com/11-escritos/884-ejemplos_de_oficio_de_respuesta_de_correspondencia_interior.html

Esperamos te haya sido útil esta información, ahora estás listo para elaborar un oficio de petición correctamente.